Support-Ende für Microsoft Exchange beweist Grundproblem

Über 30.000 Unternehmen sollen allein in Deutschland betroffen sein. Bei einer Software-Lösung, die schon in der Vergangenheit gravierende Sicherheitslücken aufwies, eine beunruhigende Entwicklung.

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Mit dem Support-Ende für Microsoft Exchange 2016 und 2019 rückt jedoch auch eine lange übersehene oder verdrängte Wahrheit wieder ins Bewusstsein vieler Unternehmen: E-Mail ist kein geeignetes System für das Management sicherheitskritischer oder Compliance-relevanter Dokumente.

E-Mail zum Austauschen und Aufbewahren von wichtigen Dokumenten: Ein Risiko, das Unternehmen unterschätzen

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Über Jahre haben sich viele Unternehmen daran gewöhnt, Zertifikate, ESG-Nachweise, Auditberichte, Verträge oder Lieferantendokumente schlicht „per Mail“ zu versenden. Die Omnipräsenz der E-Mail als einfaches Kommunikationsmittel und die Bequemlichkeit dieser Art des Austausches sind natürlich verlockend.

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Gleichzeitig liegen dann jedoch solche kritischen Dokumente in Postfächern, in Archiven, auf lokalen Geräten oder in persönlichen Ordnerstrukturen verstreut. Und können unkontrollierbar weitergegeben, verändert oder missbraucht werden.

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Doch genau das erzeugt eine gefährliche Kombination:

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1. Sicherheitsrisiko: Unkontrollierte Verteilung sensibler Dokumente

• Jeder E-Mail-Versand erzeugt Kopien, die sich nicht zurückholen lassen. Stattdessen können sie immer wieder weitergegeben werden, ohne dass Sie dies nachvollziehen können.
• Zugleich sind elektronische Postfächer attraktive Einfallstore und auch Ziele für Attacken durch Cyberkriminelle.
• Veraltete Exchange-Versionen erhöhen das Risiko eines vollständigen Datenabflusses.
• Sensible Zertifikate, Verträge oder Compliance-Dokumente können unbemerkt kompromittiert werden.

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2. Übersicht: Dokumente liegen unstrukturiert über Postfächer verteilt

• Wichtige Unterlagen sind in Mailverläufen versteckt.
• Informationen hängen an Personen statt an Prozessen.
• Unternehmen verlieren den Überblick über gültige, ungültige oder fehlende Nachweise. Und damit auch darüber, wann sie handeln müssen, um Compliance-Verstößen vorzubeugen oder ihre Lieferkette robust zu halten.

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3. Nachvollziehbarkeit: Keine revisionssichere Dokumentenhistorie

• Es ist unmöglich zu wissen oder nachzuprüfen, wer welches Dokument wann gesendet, weitergeleitet, geöffnet oder verändert hat.
• Alte Anhänge werden teilweise weiterverwendet, obwohl sie überholt sind.
• Für Audits müssen Verantwortliche in Unternehmen erst mühsam nach Dateien suchen.
• In einem Schadensfall kostet die Suche nach Informationen wertvolle Zeit, um weitere Schäden abzuwenden, Fehlern auf den Grund zu gehen oder auch die eigene Reputation zu wahren.

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4. Skalierbarkeit: E-Mail ist für Kommunikation gebaut – nicht für Governance

• E-Mail skaliert nicht bei mehreren Lieferanten, Teams oder Dokumentkategorien.
• Die Fehlerquote steigt mit jeder weiteren Mail und beteiligten Person.
• Automatisierung ist kaum möglich, so dass ein Mehraufwand entsteht.

Kurz gesagt: Die Risiken eines veralteten Exchange-Servers sind nur der sichtbare Teil. Die eigentlichen Probleme schlummern in der Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten umgehen. Die Nutzung von E-Mails als bequemes, aber fehleranfälliges Allheilmittel der Kommunikation und des Austausches von wichtigen Dokumenten birgt hohe Risiken.

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Warum jetzt ein Umdenken nötig ist: Werden Sie unabhängig von E-Mail-Systemen

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Selbst wenn Unternehmen auf Exchange Online oder alternative Systeme migrieren, bleibt das Grundproblem bestehen: E-Mail ist nicht das richtige Medium für dokumentenkritische Prozesse.

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Moderne Geschäftsprozesse, speziell bei Compliance, ESG, Lieferantenmanagement oder Zertifikatsverwaltung, benötigen:

• Zentrale Sichtbarkeit statt verstreuter Anhänge
• Validierbare Echtheit statt dateibasierter Unsicherheit
• Proaktive Steuerung statt passiver Postfachsuche
• Automatisierte Ablaufüberwachung statt manueller Kalender-Notizen
• Sicheres Teilen ohne Kopien und Weiterleitungen

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Wie Lösungen wie Kevla TrustDocS das E-Mail-Prinzip überwinden

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Eine Plattform wie Kevla TrustDocS ersetzt nicht die E-Mail-Kommunikation. Warum auch? E-Mails sind ein unschlagbares universelles und einfaches Mittel der Kommunikation. Vielmehr ersetzt Kevla TrustDocS das falsche, riskante Rollenverständnis der E-Mail als sicheres Dokumentensystem.

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So sorgt Kevla TrustDocS dafür, dass Dokumente:

• jederzeit versioniert und auditfähig sind
• zentral abgelegt statt in dutzenden Postfächern verteilt werden
• verifiziert statt ungeprüft weitergeleitet werden
• sicher geteilt statt als Kopie verschickt werden
• mit Ablaufdaten versehen und automatisch überwacht werden
• zu Prozessen gehören, nicht zu Personen oder Abteilungen

Damit entsteht ein digitaler Raum, in dem jedes Dokument nachvollziehbar, aktuell und geschützt ist – unabhängig davon, welches Mail-System genutzt wird. Zudem bietet Kevla deutlich mehr Schutz Ihrer wichtigen Dokumente gegen Cyberkriminelle als ein eigener Mailserver, besonders wenn es sich um ein „altes“ Microsoft Exchange Programm ohne fortlaufenden Support und somit ohne Sicherheits-Updates handelt.

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Fazit: Das Support-Ende von Exchange ist ein Warnsignal – aber das wahre Problem liegt im Dokumentenhandling

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Das Auslaufen von Microsoft Exchange 2016/2019 legt offen, was viele Unternehmen längst wissen, aber bisher selten ändern: Kritische Dokumente gehören nicht in E-Mail-Postfächer.

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Wer jetzt nur das Mail-System modernisiert, löst dieses Problem nicht. Denken Sie stattdessen Ihre Dokumentenprozesse neu, um Ihre Organisation langfristig sicher, auditfähig und resilient zu machen.

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Lösungen wie Kevla TrustDocS bieten Ihnen genau das – und helfen Unternehmen, endlich aus dem riskanten E-Mail-Dokumentenchaos auszusteigen.

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